Calidad con Sentido Social

CONTROL DE REGISTROS
No
CÓDIGO
NOMBRE DEL FORMATO
PROCESO
ACTOS ADMIN. DE ADOPCIÓN
VERSIÓN PENDIENTE. DE ADOPCIÓN
No ANUAL
ESTADO DEL FORMATO
OBJETIVO DEL FORMATO
R 063 DE 19 MAR DE 2010
R 403 DE 24 DIC DE 2010
R 094 DE 04 MAR DE 2011
R 250 DE 09 JUN DE 2011
CREADO
APROBADO X DEPEND
ADOPTADO X ACTO ADMI.
PENDIENTE DE MODIFIC.
PENDIENTE DE ELIMINA.
ELIMINADO
1
EV-ESS-F-01
ARQUEO DE CAJA MENOR
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Llevar un registro de los Arqueos de caja menor que programe Control Interno
2
EV-ESS-F-02
PLAN DE AUDITORIA
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
X
Incluir datos de las Auditorias a realizar como: objetivos, criterios, alcance, lugar, fecha, hora, recursos requeridos y equipo auditor para su respectiva aprobación
3
EV-ESS-F-03
AUDITORIAS A MECI
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
X
Controlar el cumplimiento del avance al plan de mejoramiento referente a auditorias a MECI, mediante el registro de entrega de informes trimestrales.
4
EV-ESS-F-04
AUDITORIAS CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
X
Controlar el cumplimiento del avance al plan de mejoramiento referente a auditorias de gestión, mediante el registro de entrega de informes trimestrales.
5
EV-ESS-F-05
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar hallazgos y causas encontradas en una auditoria para que el responsable establezca metas y fechas de cumplimiento para el alcance de las mismas.
6
EV-ESS-F-06
AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
X
Medir el cumplimiento de las acciones de un plan de mejoramiento.
7
EV-ESS-F-07
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y A LA GESTIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Evaluar el cumplimiento de los procedimientos de la Secretaria general.
13
A-GA-F-01
HOJA DE CONTROL PARA EL SUMINISTRO DE AGUA A LAS DEPENDENCIAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Llevar un control y registro de entrega de suministros de agua.
14
A-GA-F-02
SOLICITUD DE FOTOCOPIADO (NORMAL REDUCCIÓN Y AMPLIACIÓN) ANILLADO, EMPASTADO, FOTOPLANOS HELIOGRAFÍAS Y PLOTEOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
VERSIÓN 3
0
X
X
X
Controlar la solicitud de servicio de fotocopiado (normal reducción y ampliación) anillado, empastado, fotoplanos heliografías y ploteos, por medio de la autorización de la almacenista y el responsable de la dependencia que solicita.
15
A-GA-F-03
ACTA DE REUNIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Estandarizar la forma de presentar las actas de reunión en la Alcaldía de Yopal, para facilitar la búsqueda de este tipo de registros, el diligenciamiento del mismo y estandarizar las partes que debe contener un acta de reunión.
16
A-GF-F-01
SOLICITUD DE CDP
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
X
Solicitar certificación de existencia de recursos en un rubro especifico
17
A-GI-F-01
HOJA DE CONTROL - CONTRATOS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
X
Tener un resumen cualitativo y cuantitativo de los diferentes documentos que se encuentran archivados en la carpeta de un contrato.
18
A-GI-F-02
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
VERSIÓN 3
0
X
X
X
Levar un registro de los documentos existentes en un archivo en cualquier etapa de su ciclo vital
19
A-GI-F-03
CONTROL DE ASISTENCIA INTERNA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
VERSIÓN 3
0
X
X
X
Conservar un registro de los asistentes de una reunión o capacitación realizada.
20
A-GI-F-04
QUEJAS RECLAMOS SOLICITUDES Y/O SUGERENCIAS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
1000
X
X
X
Suministrar a la ciudadanía un medio de comunicación ágil y práctico.
21
A-GI-F-05
LISTA DE REQUERIMIENTOS PERA EVENTOS DE CAPACITACIÓN
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Recopilar la información de requerimientos necesarios para la realización de un evento de capacitación para el posterior suministro de los mismos.
22
A-GI-F-06
RELACIÓN DE CAPACITACIONES SECRETARIA GENERAL
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Archivar registro de capacitaciones realizadas.
23
A-GI-F-07
VISITA DE SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
100
X
X
X
Verificar el avance de la aplicación de tablas retención documental
24
A-GI-F-08
ACCIONES CORRECTIVAS CON RESPECTO A LA VISITA DE SEGUIMIENTO DE APLICACIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
100
X
X
X
Establecer compromisos de mejoramiento de acuerdo a las falencias encontradas en la visita de seguimiento
25
A-GA-F-04
ACTA DE ENTREGA DE BIENES ADQUIRIDOS POR EL MUNICIPIO PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar la entrega a satisfacción de bienes adquiridos por la administración para instituciones educativas
26
A-GI-F-09
FORMATO DE ALERTA Y SEGUIMIENTO PARA LOS DERECHOS DE PETICIÓN
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
1200
X
X
X
Alertar a los responsables de responder los derechos de petición de la proximidad del vencimiento del término estipulado por la ley para tal fin.
27
A-GI-F-10
CONTROL DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
650
X
X
X
Registrar el préstamo de documentos oficiales.
28
A-GI-F-11
SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
2500
X
X
X
Registrar la solicitud de préstamo de documentos oficiales
29
A-GI-F-12
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar la solicitud de consulta de documentos oficiales
30
A-GI-F-13
CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar la recepción de las comunicaciones oficiales para la distribución a las respectivas dependencias.
31
A-GI-F-14
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar la recepción de las comunicaciones oficiales a las dependencias y la entrega a la persona encargada de su distribución.
32
A-GI-F-15
CONTROL DE ASISTENCIA EXTERNA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Conservar el registro de reuniónes o capacitaciónes realizadas donde existe la posibilidad de tener asistentes externos.
34
A-GA-F-05
RECIBO DE CAJA MENOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar los pagos que se realizan por caja menor
35
A-GA-F-06
ENTREGA DE BIENES DE CONSUMO DE ALMACÉN MUNICIPAL PARA OTRAS DEPENDENCIAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
500
X
X
X
Registrar la entrega de bienes de consumo en que cantidades y a quien se le efectúa la entrega
63
A-GTH-F-01
HOJA DE CONTROL DE HISTORIA LABORAL
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
200
X
X
X
X
Tener un resumen cualitativo y cuantitativo de los diferentes documentos que se encuentran archivados en la carpeta como soporte de la historia laboral de un funcionario.
65
A-GTH-F-03
HOJA DE VIDA BRIGADISTAS
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar los datos del candidato a conformar las brigadas de emergencia para evaluar sus capacidades y competencias para dar la respectiva aprobación.
66
A-GTH-F-04
CONTROL DE ASISTENCIA A SENSIBILIZACIÓN PLAN DE EMERGENCIAS
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar la asistencia a las sensibilizaciones de plan de emergencias
67
A-GTH-F-05
EVALUACIÓN DE LA JORNADA DE CAPACITACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
800
X
X
X
Medir la satisfacción de las capacitaciones con relación al curso, al capacitador, la metodología y la organización del evento.
68
A-GTH-F-06
CONSTANCIA DE PERMANENCIA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Certificar la permanencia de un externo dentro de la alcaldía con fines laborales.
69
A-GTH-F-07
MEMORANDO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
VERSIÓN 3
200
X
X
X
Solicitar justificaciones a conductas laborales desplegadas por los servidores públicos.
70
A-GTH-F-08
SOLICITUD DE PERMISOS DE HORAS O DÍAS LABORALES
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
240
X
X
X
Registrar la solicitud de permisos por parte de los servidores publicos.
71
A-GTH-F-09
CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE HORARIO LABORAL
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
400
X
X
X
Controlar la la hora de entrada y salida de los servidores publicos en determinada actividad o en cumplimiento del horario laboral
72
A-GTH-F-10
CONTROL DE CUMPLIMIENTO DE HORARIO LABORAL EN CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES EXTERNAS
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
500
X
X
X
Controlar la la hora de entrada y salida de los servidores publicos en cumplimiento de determinada actividad fuera del puesto de trabajo
73
A-GTH-F-11
AUTORIZA ENTRADA DE PERSONAS Y RETIRO O INGRESO DE ELEMENTOS AL TALLER DE OBRAS
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
1000
X
X
X
Autorizar la entrada de personal al taller de obras y/o el retiro de elementos del mismo
74
A-GTH-F-12
AUTORIZA LA REALIZACIÓN DE FUNCIONES FUERA DEL SITIO DE TRABAJO.
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar la autorizacion para la realizacion de funciones fuera del sitio de trbajo
80
A-GI-F-36
AUTORIZACIÓN DE LLAMADAS
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Conservar un registro de autorización de llamadas para realizar comparativo posterior con el recibo telefónico
81
A-GI-F-37
CONTROL DE VISITANTES AL DESPACHO DE LA ALCALDESA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
0
X
X
X
Registrar las solicitudes de entrevista con la Alcaldesa para posteriormente agendar la misma
82
A-GI-F-38
MEMORANDO
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
1000
X
X
X
Direccionar la correspondencia entrante a la dependencia correspondiente
83
A-GI-F-39
NOTA INTERNA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
240
X
X
X
Remitir información a las diferentes dependencias
86
A-GF-F-01
SOLICITUD DE ACUERDO DE PAGO
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
WEB
X
X
X
Conservar registro de acuerdo de pago en cuanto a numero de cuotas, monto de cada una y datos del solicitante
87
A-GF-F-02
INSCRIPCIÓN INDUSTRIA Y COMERCIO (RIT)
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
WEB
X
X
X
Inscribir a los contribuyentes nuevos en la base de datos de industria y comercio
88
A-GF-F-03
DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AVISOS Y TABLEROS Y SOBRETASA BOMBERIL PARA EL RÉGIMEN SIMPLIFICADO
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
VERSIÓN 3
WEB
X
X
X
X
Realizar el pago del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros y sobretasa bomberil para el régimen simplificado
89
A-GF-F-04
DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AVISOS Y TABLEROS, SOBRETASA BOMBERIL Y RETENCIÓN A TITULO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
WEB
X
X
X
X
Realizar la liquidación, presentación y pago del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros y sobretasa bomberil.
90
A-GF-F-05
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
WEB
X
X
X
Informar a la ciudadanía los pasos a seguir para diligenciar correctamente el formato de “declaración del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros y sobretasa bomberil para el régimen simplificado”.
91
A-GF-F-06
CÓDIGO Y TARIFA DE ACTIVIDADES
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
VERSIÓN 3
WEB
X
X
X
Informar a la ciudadnia los códigos y las tarifas de cada una de las actividades para diligenciar el formato de “declaración del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros y sobretasa bomberil para el régimen simplificado” y “declaración del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, sobretasa bomberil y retención a titulo de industria y comercio”
92
A-GF-F-07
RECIBO OFICIAL
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
20.000
X
X
X
Recaudar el impuesto de movilización de ganado.
93
A-GF-F-08
LIQUIDACIÓN DE IMPUESTO DE DEGÜELLO Y CUOTA DE FOMENTO
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
36.000
1 Copia
X
X
X
X
El recaudo efectivo del impuesto de degüello de ganado mayor y menor , y los parafiscales de cuota de fomento ganadero y porcicola
94
A-GF-F-09
DEVOLUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
1200
X
X
X
Poner en conocimiento al responsable, la causa de devolución de la cuenta por pagar
95
A-GF-F-10
PAPELETA DE COMPRAVENTA
GESTIÓN FINANCIERA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
10.000
2 Copias
X
X
X
Registrar la cantidad de ganado y su respectivo hierro para el transporte y venta del mismo.
96
M-CSC-F-01
CONSTANCIA DE PERDIDA DE DOCUMENTOS
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
6.000
X
X
X
Otorgar constancia de perdida de documentos
97
M-CSC-F-02
BOLETA DE CITACIÓN 1
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
VERSIÓN 1
ELIMINA
-
X
X
X
X
Vincular a al representante legal de un establecimiento comercial que infrinja la ley 232 de 1995 y su decreto reglamentario 1879 de 2008.
98
M-CSC-F-03
BOLETA DE CITACIÓN 2
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
2.000
X
X
X
Vincular a las partes en conflicto a un proceso Policivo de acuerdo a los decretos 3466 de 1982 (estatuto del consumidor)y 2269 de 1963 (pesas y medidas).
99
M-CSC-F-04
DILIGENCIA DE DESCARGOS
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
3.900
X
X
X
Registrar los descargos del querellado.
100
M-CSC-F-05
INFORME JURAMENTADO SOBRE ACCIDENTE DE TRANSITO
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
2500
X
X
X
Registrar la información suministrada por el interesado cuando a ocurrido un accidente de transito
101
M-CSC-F-06
QUERELLA POLICIVA DE CAUCIÓN
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
VERSIÓN 1
VERSIÓN 2
2000
X
X
X
Recepcionar quejas ocasionadas por agresiones físicas verbales amenazas riñas y escándalos.
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